保定供电公司：供电所档案资料管理工作的调查及探讨

电力18讯：    
    基层供电所档案是供电企业供用电管理过程中形成的以纸张为载体的图、文材料，也是供电企业和用电客户双方供用电关系的法律公文。供电所档案资料既是供电所日常工作的分类备查材料和载体，又是应对上级工作检查的主要形式，搞好档案资料的整理工作可谓意义重大。但是由于种种原因与行政部门机关的档案资料相比，基层供电所在档案资源建设及实际利用工作中还有许多不尽人意之处。

    一、供电所档案资料管理现状及存在的问题

    根据供电企业的管理模式来看，一般县级供电企业下设一个城区供电所及若干个农村供电所，管理辖区范围内成千上万的用电客户。供电企业在日常工作中，会产生大量的各种文件、公文、批示等文书档案，这类具有法律效力的档案资料均须妥善保管，经常查阅；另外供电所管辖的用电客户在报装立户、归档运行等过程中会向供电企业上交各种信息登记表等，这些资料存档后被视为固定档案。也是日常工作中经常要查阅到的档案；还有目前每个用电客户在每月向供电企业的缴费情况、电量使用情况以及各类有关报表和相关文件。这些报表及文件档案被视为流动档案。在调查中笔者发现，供电企业基层档案资料管理存在以下问题：

    一是文书档案、固定档案、流动档案整编缺乏统一性。文书档案一般由县级供电企业公室负责收集整理，存放于县级供电企业档案室。业扩报装档案则由供电所负责集中立卷。如发票存根，由发票岗工作人员按月装箱，按年度存放于供电所档案室。这就使得日常的档案整理工作中，一些县级供电企业往往注重文书档案的整理，其他的业扩报装档案往往成为档案资料管理及检查的死角。

    二是基层供电所业扩报装档案资料管理完全依靠手工，效率难以提高。习惯上我们从业扩登记开始，到勘察设计、施工验收、装表接电直至送电运行，所有涉及的资料完全按户归集存档。全部依靠手工操作，而且要逐月进行，年度整理装订，耗费较多人力，工作量较大。计算机主要被用来编制档案目录、打印卷脊，在档案的整理、运转、共享利用上没有引入信息化。

    三是档案增值利用不够。实际工作中，查阅供电档案的人少之又少，除在检查或者核查日常管理中用到以外，最大的用途就是迎接上级考核，最可能的重要作用就是应对客户提起的听政、行政复议或者诉讼。大量的数据沉淀在档案资料中，档案价值极度降低，没有得到有效利用。

    四是档案的销毁工作衔接不畅。长期以来形成的一些短期文件，保存期限在10年，现在大部分单位都未对这一部分资料进行统一销毁处理。大量无价值资料占据库房空间，不利于档案的管理利用。

    二、供电所档案资料管理存在问题的原因

    一是对档案资源建设及利用的真正作用和实际意义缺乏足够的认识。提起档案，人们只满足于一种表面现象，即按规定和要求将使用过的文件、资料汇集整理装订成卷，再存放于一定标准规格的档案装具内。然后通过一定级别和标准的验收，达到一定级别的标准要求，即算完事。至于档案形成后的自身价值和作用，便很少注意。由于对档案形成后的利用欠考虑，因此也谈不上对档案资源建设作用与意义有着多高的认识。

    二是信息化应用不深入。电力体制改革中对档案资料管理没有进行完整的探索研究，信息化不支持，加上技术上存在一定困难，导致信息化在档案资料管理上应用不广不深。管理操作缺乏规范。档案的归集、审核、传递等往往还是沿用工作习惯，实行管理人员建档，纸质信息流转，难以保证档案的规范统一。同时在材料应用、硬件配置上不够规范、标准。

    三是缺乏相对稳定的档案工作专（兼）职人员。档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性，它的性质要求各级要有比较固定的档案工作人员。目前，大部分单位都缺少稳定的档案工作人员。档案人员不稳定，对档案人员本身容易造成不良影响，如是档案资料管理人员对档案工作的责任心不强，缺乏长远计划和打算，不钻研不学习档案业务知识，对所保管管理的资料不熟悉，缺乏全面的、系统的掌握等，使档案资料管理的缺乏连续性衔接性。

    四是重实际供电业务工作而轻档案的利用价值的体现。在供电企业，每年生产经营任务比较重，各供电所都把重要精力投放在抓生产经营管理上，而档案工作在繁重的生产经营管理工作中就显得微不足道。每年在生产经营管理的数据统计上，投入了大量的人力和精力，而在档案资源建设及利用方面，是苍白无力的。实际上在供电所的业务档案也就是供用电资料的利用上，是比较多的，但由于思想上没有对档案利用形成足够的认识，档案利用这一概念没有在头脑中形成，以致利用了档案，还不能认识到这是档案价值和作用的发挥与体现，只认为这是供电管理工作的一个简单环节而已。

    五是重电脑管理利用而轻纸质档案的利用。供电企业随着高科技年代日新月异的发展，高科技的应用在供用电管理工作中发展很快，信息化建设重视程度很高。办公自动化、信息化的建立和发展，使一些单位对供用电档案纸制资料的保存观念产生了淡化，忽视了纸质档案的建立和利用。在供电企业不仅是形成文件的文书档案很重要，而日常工作管理中形成的专门档案(业务档案)，即客户业扩报装档案也很重要，甚至在供用电工作中其价值更高一些。然而，由于缺乏对业扩报装档案利用的长期效应，没有规范过业扩报装档案，以致胡乱堆放，丢失资料现象普遍存在，对供用电工作已经产生了不良影响。

    三、加强基层供电所档案资料管理的几点思考

    1、加大对供电所档案工作的宣传力度。市场经济、知识经济提升了档案工作的社会地位，法制建设强调了档案工作的重要性，各领域各系统的档案工作必然趋于规范化和科学化，对基层供电所档案工作的要求也同样如此。而要使供电所档案工作有一个长足的发展，首要的任务就是大力宣传供电档案工作的重要性，使供电干部员工充分认识到供用电档案工作是供电企业、供电管理人员的本职工作，推动供电所档案工作的发展是供电干部员工义不容辞的责任。同时，也要向用电客户做好宣传，取得客户对供用电档案工作的大力支持和配合。

    2、建立健全基层供电所档案资料管理机构和机制。健全的机构和机制是落实基层供电所档案资料工作的组织保证。在成立相应业务班组的基础上，基层供电所相对固定专职或兼职档案资料管理人员，有人员调整时要认真做好档案工作的交接。在专职或兼职档案资料管理人员的选定上，按照相应的标准和要求，如熟悉供用电管理和档案资料记录管理等。从而达到档案工作有班组主管，具体工作有人员牵头。制定适合单位具体情况的基层供电所档案资料资料管理办法，明确档案资料管理人员的职责，完善档案保管制度。使大家学习有依据，操作有规程。

    3、注重增强和提高基层供电所档案资料资料管理人员的能力素质。随着电网建设的不断发展，档案资料管理人员必须加强学习，不断更新知识结构。要清醒地看到，科学技术的飞速发展使知识老化周期缩短，一个人无论学习的知识多么丰富，几年后就会碰到相应领域而言的专业知识过时问题。身为档案资料管理人员，尤其要注重两个方面：一是职业道德的修养。重视和加强职业道德的培养，树立正确的职业道德观念；二是信息技术的掌握。档案事业的发展使得档案人员从“理论型”、“实干型”向“技术型”转变，档案人员运用信息技术是一个十分重要的内容和本领。未来的档案工作者，不仅是档案资料管理员，也将是计算机网络的专业人员。

    4、提高归档的及时性和归档质量，及时销毁无价值档案。要注重基础资料的收集工作。根据国家电网法律法规的规定，办理某一个业扩事项必须要具备某些供用电基础资料，而如果缺少了其中的任何一种资料，这份档案都称不上一份完整的档案。这就要求我们的供电员工在工作的过程中，要严把资料收集关，严格核实每一项资料的真实性，确保基层供电所档案资料资料的有效性。根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，核定保管期限，剔除无保存价值的档案。

    5、创新SG186信息工程系统档案资料管理方法，实现管理科学化、规范化、标准化。首先确立归档原则。依托SG186信息工程管理系统，对“每个业务处理环节对某项工作事件产生的资料”的内容进行固定统一，在日常供用电事务中，形成与纸质资料对应的电子资料，利用计算机同时进行管理。其次明确档案流向。纸质资料和电子资料同步交接。再次完善基层供电所档案资料数据库系统的改造工作，进一步适应不断更新的基层供电所档案资料归档工作，加强档案目录数据库建设。充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。

    6、档案资源建设要与利用效益相结合。搞好档案资源建设重要的一点就是建立档案统计信息库，并且主动地向外发布信息，以达到档案信息共享的目的。供电企业应该尤为重视这一点，如果基层供电所档案资料资料管理部门能在做好档案统计的基础上，定期将统计结果信息采用档案信息简报或电脑网的形式，提供给各业务部门，变守株待兔为主动“出击”，提供出门服务，无疑将会大大提升档案利用的效益。不仅可方便工作，减少重复环节，亦可改善工作作风，减轻基层负担。

    7、加强对基层供电所档案资料工作的评比和考核。档案资料管理是各项工作的一个重要组成部分，加强基层供电所档案资料工作的评比和考核，是推进基层供电所档案资料工作的一项有力措施。在完善基层供电所档案资料资料管理办法的基础上，制定档案工作考核评比的细则，作为检查和衡量每个单位档案工作的标准和依据。每月或每季度对各单位的档案工作进行检查评比，将有效促进供电企业基层供电所档案资料工作的开展。

    基层供电所档案资料的管理和利用，在供用电管理工作中有着举足轻重的作用，不容忽视。搞好档案资源建设，同时做好档案利用价值的推广，一定会对档案的利用，尤其是对基层供电所的档案利用，产生巨大的推动作用。（ 田光辉）