保定供电公司：农电工程档案收集管理存在的问题及改进措施

电力18讯：    目前，县级供电企业对工程项目的管理仍是传统的粗放管理方式，尽管农电工程项目管理随着整个电力领域体制改革不断推进，但是近年来随着电力需求的快速扩张，作为国家基础设施建设，农电工程项目越来越多，农电工程档案资料收集和管理任务变得越来越繁重，但有些建设或施工单位往往重建设、轻资料，致使有些工程档案资料内容不全或不合乎规定要求，给今后工程运行管理、维修和技术改造等查找资料造成了很大被动。工程档案是电力企业档案的重要门类，真实地记录了工程项目从开始立项建设到竣工交付使用的历史面貌，反映了工程项目建设成果。是供电企业生产经营、维护运行、扩建技改等项目不可缺少的重要依据。工程档案管理是一项既复杂又繁琐的下作，为了建立、健全工程档案工作，完整地保存和科学地管理工程档案，如何加强农电工程档案收集和管理并有效利用显得尤其重要。目前，在农电工程档案管理方面，没有现成的经验可借鉴，许多工作都在探索中。本文就农电工程档案资料收集和管理存在的问题及改进措施谈一些粗浅的看法。

    一、工程档案资料概念：

    工程档案资料概念：是指从工程项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。项目文件是指在工程项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。

    二、 农电工程档案资料的作用

    2.1 农电工程档案资料是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，农电工程档案资料是县级供电企业档案的组成部分之一，反映了工程项目管理工作的真实过程，农电工程档案资料为县级供电企业事业发展提供了依据和条件。农电工程项目建设是县级供电企业不断发展的一项基础工作，按照农电工程项目建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的农电工程档案资料，是农电工程项目管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高县级供电企业发展水平，加强电力基础设施建设力度，增强县级供电企业整体档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。
2.2 农电工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工，由一个或几个单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物，工程项目的特点，决定了农电工程档案资料具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，农电工程档案资料为农电工程项目各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用等工作提供依据和凭证，是县级供电企业维权的依据，是工程项目的宝贵财富。农电工程档案资料是农电工程项目建设的组成部分，按照农电工程项目文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的农电工程档案资料，实行集中统一管理原则，为工程项目的实施提供档案利用服务，如在筹建一项工程项目的前期工作中，需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作，必须查阅大量的过去和现在的档案资料，作为申报和编报材料的科学依据，在工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以，需加强农电工程项目档案管理工作，为提高农电工程项目管理水平发挥档案作用。

    2.3 农电工程档案资料记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，农电工程档案资料具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的农电工程档案资料是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时检修部门需要工程管线的具体位置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。农电工程档案资料是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的工程档案资料质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据工程档案资料规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过工程档案资料质量管理，提高工程项目质量，随着电网建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对工程档案资料重要性的认识，齐抓共管，是新形势下农电工程档案资料管理的重要任务。

    三、农电工程档案资料管理存在的问题

    3.1 面对国家电网公司特高压建设的发展机遇，电力工程项目建设管理改革进一步深化，颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的农电工程档案资料管理工作中同时产生了问题和困难。农电工程项目具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使农电工程档案资料具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，工程档案资料的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了农电工程档案资料工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了县级供电企业生产经营和档案管理工作的持续发展。

     3.2 档案管理意识不强，县级供电企业领导和档案人员对工程档案资料重要性的思想认识不够，农电工程档案资料工作的学习宣传力度不强，农电工程项目队伍（大多数为外协施工队伍）流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于农电工程项目和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使农电工程档案资料的收集、整理和归档不及时、规范。对农电工程档案资料管理的观念和认识是做好农电工程档案资料工作的前提和保证，目前，随着电网建设和先进科技的应用，在适应农电工程档案资料管理新要求方面存在一定的问题。

    3.3 传统的农电工程档案资料管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，农电工程档案资料管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的农电工程档案资料质量不一，格式和内容不相同，给档案管理带来一定的负担。农电工程档案资料管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，农电工程档案资料管理措施不完善，对当前的改革形式和现代管理方法缺乏研究和思考。

3.4 农电工程档案资料管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多县级供电企业没有建立农电工程档案资料管理部门，农电工程档案资料管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。农电工程档案资料管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，农电工程档案资料管理现代化程度不能适应县级供电企业和工程建设快速发展的需要，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

    四、农电工程档案资料收集和管理需改进的措施建议

    4.1建立与完善制度，为工程档案收集工作提供有效的保证。一个工程项目从提出立项施工建设到竣工投产，建设周期长，技术文件材料不仅涉及到本单位相关的业务管理部门和生产运行单位，而且涉及参与工程建设的各单位及技术人员，因而，农电工程档案的收集工作有着自己的特点和难点。尤其是竣工资料的收集工作难度更大，一是施工地点分散，二是技术人员（外协施工队伍）流动性大，往往一个工程刚刚结束就被派往别处。如果收集不及时，就会因人员的流动而造成档案资料的流失。档案材料产生和形成的这些特点，给档案收集工作带来了一定的困难。因此我们必须以制度管人管事，建立一套完善的企业档案管理制度，使企业档案工作有章可循，有据可依，将档案的形成、收集、积累纳人各部室的管理制度中，根据《档案法》、《科技档案工作条例》等相关的法规、条例，制定相应的工程档案管理办法，明确岗位职责及相应的归档流程，规范工程档案的工作程序和管理要求，纳人工作计划和目标管理，纳人有关人员的职责范围；建立健全相应的制度，并在实施过程中充分发挥档案部门的业务指导作用和综合管理效能，保证工程档案的完整。准确。系统。

     4.2按电力行业的要求标准，结合供电企业实际开展收集工作。档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的一项非常重要的基础工作。通过收集工作将工程文件材料集中到档案部门，进行整理编目形成工程档案。如我公司设备档案的技术资料绝大部分是随设备同来，往往设备开箱后，我们要将开箱资料收集归档，而技术人员也要利用这些资料来指导施工，一些技术人员担心把材料完全交档案部门后，今后利用不方便，或为了部门间的技术封锁而不愿交出一些关键性的技术材料，对此我们采用的方法是：一方面耐心对技术人员宣传文件资料归档的意义，同时迅速地将收集到的文件资料登记造册，在第一时间通知技术人员到档案室查找利用。对于使用特别频繁的资料，我们提供资料复印件以供利用，这样既保证了文件资料的收集，又满足了技术人员的需要。同时档案部门加强档案宣传工作，通过多种形式宣传档案法规、档案知识，强化技术人员的档案意识，使全体员工都认识到自觉、主动配合做好档案收集工作是自己的义务。

     4.3 做好农电工程档案资料管理工作，建立工程档案资料管理机制。农电工程档案资料业务工作是农电工程档案资料管理的基础工作之一，严格按照农电工程档案资料管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

    4.3.1按照“成套性”要求做好收集工作，保证项目档案的齐全完整。竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰。系统。修改规范、签字手续完备。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、县级供电企业、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图”确认章。勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后。应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案室的移交工作。工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档。如遇工作变动，须办理完备的交接手续。归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序，案卷题名简明确切，封面填写工整，装订案卷牢固，人库案卷规范统一。农电工程项目各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展，所以，制定农电工程档案资料收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实农电工程档案资料工作的规定和措施，采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行农电工程档案资料归档移交的责任。
4.3.2把项目档案工作纳入基本建设程序，与项目档案同步管理。以前档案工作面对的是一些“历史材料”，是一种单一的管理，难免在档案移交时有些材料不齐全、不准确、不规范，特别是大多数文件材料都是复印件代替，原件根本无法追回，失去了“档案”的本质意义。为了适应新形势的要求，档案人员要转变观念，开拓视野，对档案材料形成的全过程实行有效控制，根据各类材料形成特点和规律采取不同的控制方式，将不符合档案业务规范等问题消灭在萌芽状态。例如：立项、可行性研究报告及审查批复文件材料因时间的关系，有可能不完整，请示与批复也有可能分离，这就应协调好文书与科技档案的交接，做好提前收集、初步整理；对于施工、安装阶段的材料有“提前介人”的观念，及时深人现场进行指导整改；同时结合具体的岗位制定相应的归档范围，让每个工作人员部清楚哪些资料应收集归档及怎样收集，提高他们对档案的了解，积极配合档案室将生产过程中形成的各类资料收集完整。认真落实“三纳人”“四同步”管理，是控制好科技文件材料齐全的制度保证，在操作中，按照项目管理，在项目立项时，即明确项目的档案管理该由谁负责，负什么责任，将其纳人到有关部门职责范围和有关人员的岗位职责，从而使每个人做到各负其责，防止推倭和避免关键技术资料由于时间长而丢失的现象发生。项目档案的收集、整理、归档和移交应该与项目设计同步进行，实施事前介人、事中控制、事后核查和验收把关，特别是比较大的工程项目，可设立临时工地档案人员，预先建立立卷收集目录，文件材料随时形成随时收集，以防散失。

    4.3.3 农电工程档案资料整理立卷质量是工程档案资料管理和利用工作的保证，各参建单位应严格做好职责范围内的工程档案资料整理、组卷、编目、保管、利用工作，遵循农电工程档案资料的形成规律，保持档案资料有机联系，单项工程又相互独立，便于利用的原则，构成分类清晰、连续成套的一个整体。通过工程项目技术会议、技术交底等形式，解决农电工程档案资料工作问题，形成工作会议纪要、档案工作总结、简报等文件，得到有效的沟通和效果，采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式，对农电工程档案资料业务工作进行指导，规范农电工程档案资料整理立卷工作，统一农电工程档案资料管理标准、操作方法。

    4.3.4 做好农电工程档案资料开发利用工作，探索档案服务机制。农电工程档案资料利用工作是农电工程档案资料管理的目的和归宿，紧紧围绕县级供电企业和社会中心任务，挖掘农电工程档案资料服务潜能，编制档案检索工具和编研材料，提高档案利用率，充分发挥农电工程档案资料的作用，为县级供电企业提供档案服务。

     4.3.5 做好农电工程档案资料验收、报送工作。加强农电工程档案资料的管理，贯彻农电工程档案资料备案制度、验收制度，执行农电工程档案资料工作检查、预验收步骤，农电工程档案资料必须经档案管理部门验收合格后，才可进行农电工程项目的竣工验收，工程竣工验收后3个月内做好农电工程档案资料的移交工作，通过农电工程档案资料验收工作，提高了农电工程项目管理和档案管理水平。

    4.4 加强档案人员的业务培训工作，增强档案工作思想、政治、文化等素质。档案工作人员要加强业务指导，从源头上把好关，在项目开始立项时，主动与工程管理部门联系，及时与施工单位资料人员协调，为今后的工作顺利开展打下基础。到了设备安装阶段，要加强跟工程建设、物资供应管理部门联系，尽量重要设备开箱在场，以了解和掌握项目工程的主要设备、生产厂家情况，掌握设备资料数量与管理情况；加深了解工程建设规模、主要的设备配置情况。在分项验收阶段，关键是指导施工单位对形成的档案材料进行整理，自查自纠，及时进行整改，使其符合上级部门的统一规范、统一材料的要求。在竣工验收阶段，按照工程建设档案应同步验收要求，与施工、监理单位加强协调，与工程建设管理部门迸行联系，在这一阶段应完成工程绝大部分材料的收集、积累和整理工作，为工程项目的竣工验收提供完整齐全的档案材料，确保工程档案的完整、准确、系统。组织各参建单位档案人员参加档案业务培训，掌握档案整理立卷规范操作方法，使工程人员了解农电工程档案资料管理知识，档案人员了解农电工程项目建设程序和基建专业知识，优化知识结构，拓宽知识面。与时俱进，学习农电工程档案资料业务、管理理论和方法、网络和计算机知识，培养现代复合型人才。档案人员应树立服务第一的意识，找准切入点，扎实工作，己所不欲，勿施于人，提高档案工作的自豪感、责任感，为县级供电企业发展做出更大的贡献。

    4.5 当前已进入信息化时代，给农电工程档案资料工作带来了新的课题，农电工程档案资料管理应推行计算机管理技术，适应农电工程项目项现代化管理模式，探索农电工程档案资料信息资源体系，根据农电工程项目和县级供电企业信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行农电工程档案资料网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高农电工程档案资料管理效率。
总之，农电工程档案资料反映农电工程项目的真实面貌，农电工程档案资料管理工作是县级供电企业生产经营和工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，农电工程档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好农电工程档案资料收集和管理工作，实现农电工程档案资料的资源优势和整体效应，为进一步推进农电工程管理提供档案服务，提升县级供电企业管理水平。（田光辉）