数字档案续写嘉善县供电局档案管理新篇章

电力18讯：    近日，嘉善县供电局档案室顺利通过了县级数字档案室的验收，成为嘉善县第一批拥有合格数字档案室的单位，这是该局实行档案数字化建设以来取得的首项成果，标志着该局档案管理已迈入档案数字化的新领域。

    随着信息技术的迅速发展和互联网+的广泛应用，数字化已经渗透到人们生产生活的方方面面,建立数字档案室已经成为嘉善县各家单位的中心任务。数字档案是将传统载体的档案资源经高科技技术加工成数字化的档案信息，以计算机为管理手段,以网络传递为利用方式的一种新型档案。它既承载了档案的基本特性，又蕴含了现代数字科技的特性，是新时期档案工作的新要求，是现代经济建设与社会发展的新需要，同时也是档案建设发展过程中的新内容。数字档案已成为档案管理工作的一项新课题。

    现今，各地的档案数字化建设都还处于试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同。笔者从嘉善县供电局了解到，该局历来重视数字信息化建设，自2000年8月起，便开始建立企业办公自动化系统，企业档案管理文档实现办公一体化，文书档案实现网络流转。为保证档案数字化建设的规范性和档案保密信息的安全性，该局参照纸质档案数字化加工项目的要求以及省电力公司数字档案室的统一标准，制定了《数字档案室电子文件归档与管理办法》、《数字档案室安全保密制度》等各类档案信息管理制度，如今已经实现20年内的重要文书档案百分之百数字化。
    
   “我局很重视文件的归档和保密工作，我们档案室的压力一直很大，有时找份资料要花一个下午，找的时候还时刻担心着会不会遗失，工作效率很低。”档案室的老师傅朱留明在接受笔者采访时说道，“自从实现档案数字化以后，档案管理轻松很多，一台电脑就能进行资源共享，近20年的档案一目了然，再也不用花大量时间去翻箱倒柜查找资料。”朱留明介绍，该局数字档案室已经成功建立室藏档案、数字档案的电子目录库，同时建有局域网文件数据库、文书档案数据库、特种档案数据库等各类档案数据库，档案借阅基本实现网络借阅查询。另外，数字档案室采取电子档案信息超前采集控制，确保当年的档案数据在当年全部实现数字化。

    嘉善县供电局数字档案室的成功建立无疑给该局的档案管理带来了许多便利，其重要性正日益凸显出来。据档案室负责人介绍，档案数字化建设是该局顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。目前，该局针对数字化档案管理现状，正积极采取措施，从数字档案的性质、特点及保存分类、保存方式、电子文件收集、整理、鉴定等诸方面，进行规范、科学地管理，重点就数字档案归档、保密信息安全两方面加大档案管理力度，使数字档案室更加规范化、标准化。

    据悉，除嘉善县供电局以外，嘉善还有另外七家单位的数字档案室也通过了本次验收，被共同确认为首批“嘉善县数字档案室”。（朱蓉 陆苗）