对供电企业标准化建设中痕迹管理问题的探讨

电力18讯：    
管理实践是推动管理理论发展的动力和源泉，管理理论又为管理实践提供科学支持和理论依据。几年前，管理者常常挂在嘴边的一句话是：“我不管你怎么做，我要的是结果。”现在流行的确是“过程比结果重要”，“细节决定成败”成了企业老总的口头禅，强调过程和痕迹管理，反映了管理由事后结果控制向事前计划和事中监控转移的趋势，也是管理科学化和精细化的一个表现。目前在供电企业开展的标准化管理活动中也开始推行“痕迹”管理，并取得一定的成绩，但是也存在一些不可忽视的问题。

一、什么是标准化和痕迹管理

标准化就是在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动，称为标准化。它包括制定、发布及实施标准的过程。痕迹是事物在产生、发展和消亡过程中所留下的印迹。痕迹管理顾名思义就是让所有的管理都留下印迹，每一个步骤、每一个环节都要留下痕迹，保证以后有据可查，而这种痕迹是在事物发展中自然留下的痕迹。这说明痕迹管理与标准化管理要求有很多相同之处。

二、标准化建设和痕迹管理的优点

标准化建设的总体要求和目标也是全员参与，把提高工作水平和员工素质为突破口，以基层“受用”和“受益”为出发点，结合自身的管理基础和管理实际，以标准化建设竞赛的方式强力推进，周周有竞赛、周周有评比、周周有排名，实现全员参与，提升管理水平。在标准化建设过程中我们可以通过痕迹管理来记录、反应、展示提升我们管理的过程、方法和成效。进一步丰富和发展管理的方法和艺术，纠正错误，弥补不足，让管理更合理，更人性化，更具成效。一是增强了员工的责任意识。标准化建设的要求，就是建立起一个自我管理、自我完善、持续改进的管理模式。从明晰岗位职责开始，对应每一项基本职责，对每一项工作进行分工，分解到每一个人。每一个人分工负责的每一个工作项目，都有目标值；对每一项工作项目，都对应列出上级相应的法律法规、文件、制度、标准、规范，让每一个人都清楚上级对这项工作有哪些要求；所有法规文件都通过清单一一对应工作项目进行管理，并把每一份法规文件中与工作项目有关的要求一一提炼出来，结合每一项具体工作制定工作的依据、标准、流程图、指导书，规定填写的记录。而痕迹管理的前提也是要求企业要有完善的管理体系和明确的岗位职责划分，形成企业、部室到员工的三级“宝塔式”的职责分工，痕迹管理再将个人岗位职责内容细化，通过痕迹管理可以很快的判断该岗位员工工作是不是认真，工作任务是不是繁重，那些工作做的不是很好、工作是不是尽责等等，让员工明确自己的职责和工作流程，增加员工的责任感，我们发现有了痕迹管理，员工工作更加认真了，工作的思路更加明确，也更加注意平时工作痕迹的完善和保存。二是对评价单位绩效和个人工作能力有了依据。怎么考察下属单位的经营状况？怎样评价员工的工作成绩？我们可以通过痕迹来考察一个单位的管理的过程、方法、效果与艺术，评价管理的成败和经营的效绩。标准化管理要求也是在规定的检查周期内，对下属单位或个人分工项目的所有记录、报表及标准制度的执行过程、目标完成情况及工作结果进行检查，发现问题，制定改进措施，组织改进等过程进行管理。不论标准化管理还是痕迹管理都是通过平时工作中的点滴痕迹“以小见大”的观察和考量了解员工工作的方法、结果和个人的能力，也就是说，上级主管部门用什么来评价下级单位的效绩呢？就是靠管理过程中留下的痕迹。或者说，下级向上级展示、汇报自己的工作，也需要通过观察痕迹；就是职位晋升、表彰先进、淘汰落后也要能拿出证据来，才能让人心服口服。绩效目标不是空洞的，必须要有各种材料、数据和奖励等平时痕迹的支持，只有平时工作做好了，工作目标自然是水到渠成的问题。三是便于上级监督检查工作。上级如何考察下级单位工作的工作成绩，领导如何考察员工的工作业绩？有了标准化管理和痕迹管理，上级单位可以对下级单位任何的一个工作目标进行检查，从事前的工作计划，事中的方法过程，事后的结果如何，有个全面的了解，大到单位的年度业绩，小到个人的工作业绩都能直观明了的从留下的工作痕迹中检查到，上级单位到下级单位按照工作目标和工作内容逐项检查下级单位的运作情况、绩效完成情况等等，可以很方便的监督检查考核工作，避免出现在检查过程中出现因私人矛盾故意压分和打感情分的现象，相对比较客观的反映下级单位的成绩和问题。四是便于找出工作中的不足追究责任。标准化管理和痕迹管理都要求每一项工作都有详细的记录，我们可以方便的查找到要找的事件及其事件的进行状态，这样就很容易找出工作中存在的问题和不足，对于工作中出现什么问题、问题出现在那个环节，由什么人经办都有详细的记录，这样就能直观的发现工作存在的不足，找到改进的措施，追查当事人的工作责任，做到了“有据可依、有据可查”，让人心服口服。

三、标准化和痕迹管理的缺点

任何一种管理方式都有两面性，有优点也就有缺点，标准化和痕迹管理也不例外，标准化和痕迹管理虽然有很多的优点，但也有不少的缺点，譬如事无巨细都要痕迹化容易造成人力物力财力的浪费、办事过度痕迹化、保存过多的纸质材料浪费纸张、按部就班做好分内工作扼杀创新等等不足，这些不足和缺陷都要求我们在认真的研究标准化和痕迹管理理论之后，在实际工作中加以改进和克服，不然就会走向极端，造成管理的失败。一是加大基层员工的工作量。标准化和痕迹管理都强调痕迹，开会要有会议记录，检查有检查记录、培训有培训计划、培训记录和培训总结分析等等，这往往会大大地增加基层员工的工作量，目前基层供电企业主要人员集中在一线，电网生产经营、优质服务，人员也比较紧张，员工工作负荷本来就大，标准化和痕迹管理的实施无疑对基层的工作量又是一次大的增加，譬如到处留痕，同样一份档案往往制作多份，简单的一份工作分成若干小环节，不仅降低办事效率，而且增加基层员工对痕迹化管理的厌恶感。二是造成上级和下级产生“成绩”博弈。学生要的是成绩，企业要的是效益，效益的实现出了企业自身的努力之外，上级的考核也是非常重要的一环，绩效考核，上级检查下级工作一般在年末，下级单位为了自身经济利益，取得好成绩，会想方设法，甚至不惜作假，制造痕迹，虽然工作成绩不是很好，但是在标准化和痕迹检查上突击造“痕迹”，粉饰成绩，造成会做的不如会唱的局面，形成成绩博弈，这样会打击实干家的积极性。三是造成资源浪费。如何检查痕迹材料？大多数人一般会选择纸质材料，从而造成纸张和耗材的浪费，譬如客户档案，假如一个县客户在几万户左右，如果县公司存一份客户档案，基层供电所存一份客户档案，有的要求抄表中心还要存一份，算算起码十几万多张纸。如果一件工作涉及到办公室、生技部、营销部、财务部等部室，这样一份资料办公室要存一份、生技部要存一份，营销部、财务部要存一份……，这是多么大的浪费啊！这就要求检查人员在标准化检查过程中灵活把握，对痕迹定义不仅限于档案、文件等纸质材料，还有电子文档、基层走访、图片等多种痕迹形式，减少因痕迹化带来的浪费。四是造成过程管理和结果考核的矛盾。检查是结果重要还是过程重要？标准化和痕迹管理注重对事件过程的监督，但是往往考核的成绩是由结果来决定，好的过程不一定会有好的结果，这就造成了过程和结果的脱节，造成过程管理和结果考核的矛盾，上级检查往往会着重过程而忽视了结果的好坏，结果好的下级单位没有得到相应的成绩，造成下级单位之间为年终效益产生矛盾，下级单位又往往会按照检查方案“造”过程，造痕迹的现象。五是产生员工“各扫自家门前雪”的现象。基于绩效考核的标准化和痕迹管理，每个人都有明确的责任划分，造成了每个员工只管自己责任范围内的事，对于与自己无关的工作任务通常不会关心，做的事越多，人也越忙，出错的几率就越大，担当的责任就越多，因此员工只关心自己的门前雪，而不愿管他人的瓦上霜，对于出现的新任务和上级交办下来的临时性任务谁也不愿意去管的现象。

四、如何做好标准化痕迹管理

如何做好标准化痕迹管理？要做好痕迹管理我们必须加强对痕迹管理的研究，针对痕迹管理的缺陷，在平时的管理中要有针对性的措施，扬长避短，更好的做好痕迹管理。一是处理好痕迹的度。区分工作的主要部分和次要部分，县级公司主要工作是强化安全管理、强化生产经营，强化科技措施，强化经营效益等等，基层供电所的主要工作是强化安全管理、强化经营管理、强化对客户的服务等等，在工作中对重点工作强化痕迹管理，做到细致、准确、无误，对次要部分的痕迹管理可以“弱化处理”明确工作流程，工作不能眉毛胡子一把抓，要分清年度工作重点，季节工作重点，分清主次既可以减轻基层的工作强度，又可以集中精力做好关键的工作，提高工作效率。二是强化痕迹管理教育。强化员工的痕迹管理意识，在做一件事之前必须考虑“事前有因，事中有监督，事后有果”，由员工自己确定根据所办事情的大小、轻重、缓急等状况决定痕迹的强度，同时上级检查痕迹也要拓宽痕迹的范围，不能狭义的认为痕迹就是“纸质文档”，除了纸质文档，电子文档、照片、光盘、客户的走访等等都可以作为痕迹材料，这样既可以减少纸张浪费，又可以避免痕迹造假，全面了解基层的工作情况。三是领导加强协调。对于工作中出现的新任务和上级交办下来的临时性任务，领导要加强协调工作，新工作任务做到合理分配，临时交办任务个人无法在限定的时间内完成的，必要时组建专业班，在一定的事件内集中一定的人力物力做好阶段性工作的突击，对于牵涉到几个部门的工作，要做好部门之间的协调，做好目标意识教育，明确大目标和小目标。企业利益和个人利益之间的关系，让每个员工做到“实现自我，乐于奉献”的良好个人素质。四是正确实施目标管理。脱离目标管理的标准化或痕迹管理是盲目的，不可想象的，目标完成是我们工作的本质要求，也是企业取得良好效益的关键，脱离目标谈标准化或痕迹管理是没有意义的，标准化、痕迹管理只有围绕目标管理才有意义，为了一个目标思考做事的方法和过程，用最优的路线，用最少的环节达到最好的效果，全体员工形成一个团队，为了一个统一的目标聚合在一起，高效的完成目标，取得好的收益，每一个人才会发挥自己的能动性和主动性，心往一处想，劲往一处使，达到上级满意，公司满意，服务对象满意、自己满意的多赢结果。（田光辉）