巨变――梅河口市农电有限公司档案管理工作侧记

电力18讯：    ●特约记者  孙拥军

　　随着市场经济、信息社会的不断进步，档案管理作为企业科学决策和规范管理的重要依据，成为企业的一份特殊资产和宝贵财富。梅河口市农电有限公司准确把握档案管理的内在规律，加强对档案的管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案管理成果，推动企业和谐发展。企业档案室成为吉林省农电系统惟一一家国家二级档案室。

    “小仓库”变成“信息库”

　　该公司自1990年开始建立初级档案管理，以文书、会计、人事、科技等档案为主，档案管理工作相对落后。2000年以后，他们加大了对档案管理的硬件建设，将原有十几平方米的“小仓库”式档案室扩建成包括办公室、阅览室、档案库房的现代型“信息库”。投资十余万元购置了密集架、防磁柜，添置了电脑、复印机等现代化办公设备，并达到档案管理“八防”要求。在规范档案管理工作中，他们不断健全和完善各项管理措施，在原有档案管理的基础上，制定了《档案查阅利用制度》、《档案统计制度》等15项管理制度，明确各级人员职责，要求档案管理人员“三不”，即不错登、不重登、不漏登，做到“三勤”，即手勤常整理、眼勤常收集、嘴勤常检查，并以“细心、耐心、精心”的管理理念，使档案管理工作逐步走向科学化、规范化。

    “单一型”到“服务型”

　　为细化工作程序，提高档案的服务效率，他们将纸质各类档案案卷目录全部输入到电脑中，并自己动手编制了一套科学完整的检索工具和专题索引。对会计、人事、基建等各种文件、图纸、照片等进行组卷、分类、编研成档案信息进行微机储存，实现权限内的电脑自动统计、查阅，利用现代化手段提高档案保管质量。为使档案信息具有系统性、真实性和价值性，他们注重对应归档文件的起草、签发、催办、归档等运作生成过程管理，把这些档案信息进行综合归类，并按照档案管理规定，不失时机地向用户提供有价值的档案信息，改变过去档案管理单一的传统，仅上半年档案室就为企业和职工调阅卷宗160余次，为用户提供了更为完善的服务。

    “老文书”成为“助推器”

　　他们充分发挥档案管理作用，为企业决策和维护职工权益提供可靠依据。2004年，该公司为改善办公条件，决定对原有的三层楼房进行改造。土建时与初某发生土地纠纷，初某狡辩在1987年虽将二层楼房卖给农电公司，但未将连脊的仓房一同卖出，因此阻挠施工并将该公司告上法庭。后经档案室找到了1987年农电局的买房协议书，并向法院提供初某当年将仓房一并卖出的事实，为该公司挽回30多万元的经济损失。
　　
　　2006年，经省档案局专家组考核验收，梅河口市农电有限公司档案室晋升为国家二级档案室。目前，该公司收集科技、电子、文书档案共六大类4291卷，档案工作正处于从“封闭式”管理到“开放式”服务，从人治到法治、从重保管到重服务过程的转变。