电建地产档案管理数字化：走出“深闺” 实现共享

鼠标轻轻一点，数字档案接收、整理、编目、存放、检索、利用、统计归档功能轻松实现，员工从查阅到调取档案资料只需一分钟。过去，查阅档案要去档案室登记、调档，而现在，不论身在何处，只要通过办公门户，验证好身份，就能找到授权范围内的材料。

2月1日，电建地产公司档案信息系统正式上线运行，“数字档案馆”基本建设完成，公司正式开启数字化档案管理时代。数字化时代，让档案走出了“深闺”，信息互联共享成为了现实，传统的人工档案管理成为了历史。

顺应企业发展   确定建设目标

根据公司快速发展的形势，总经理办公室于2016年就已着手档案管理的系统调研工作。2017年初，档案信息化项目正式立项并明确了建设目标：通过建立统一标准，规范各业务系统的文件与档案管理，并借助先进信息化工具，构建完整的档案资源信息共享服务平台，达到档案业务规范化，档案管理平台化，系统集成一体化，档案资源数字化，支持档案管理全过程的信息化处理，将传统档案管理模式转换为高效的查询利用模式，建立包含业务流和数据流的服务型系统平台，力争使全公司的档案管理提升到股份公司内领先水平，成为集团内的典范。

作为2017年公司级重点工作之一，总经理办公室集中精力、攻坚克难，与信息中心通力协作，全面开展系统建设工作，截止目前，彻底完成了档案实体保管到信息管理模式的转变。在与集团内部成员企业综合办公业务的交流过程中，公司档案系统建设工作多次受到股份公司有关领导的肯定与好评。

深入实地调研   严控产品选型

选择适合的产品是项目成功的前提。为了确保项目顺利建设并实现目标功能，总经理办公室从产品选型调研入手，经过多轮筛选，确定了重点考察厂商和产品。先后考察了紫光软件系统有限公司，北京东方飞扬软件有限公司，东软集团，北京量子伟业信息技术有限公司等业内知名企业的产品，不仅看产品演示，重点去相关用户单位进行实地调研，通过查看用户使用情况，全面调查产品的性能、功能、安全等情况，同时调查厂商技术能力、项目经验、实施能力、服务能力等情况，得到很多适用信息，同时总结他们的经验和教训，使我们在项目建设中少走弯路，确保达到预定目标。

深挖用户需求   确保项目落地

为满足公司各级单位相关工作需求，总经理办公室在档案系统建设阶段做了三轮需求调研。在项目准备阶段，下发全公司《电建地产档案系统建设调研问卷》，收集分析总部各部门及下属各单位需求。在项目建设小组成立以后，对总部所有部门逐一走访，再次梳理需求并将分析结果作为项目部署实施的依据。在项目实施过程中，根据需求情况编制了《管理类文件材料归档范围及保管期限确认单》，各部门逐一确认，确保项目能够切实为企业提供档案信息服务。

根据公司统一领导、分级管理的原则，档案系统建设设有总部1个全宗与14个下属管理单位，包含7个区域总部和物业、园林、酒店及海外项目公司等。根据公司现有业务类型划分了房地产开发、酒店运营和管理、物业管理3个业态。根据管理维度，建立了会议管理、综合管理、实物声像和项目管理4个大类，共计20多个数据库，涵盖了公司决策、生产、运营等各类档案资料。

严控实施进度   加快系统上线

2017年9月1日，公司档案管理系统建设启动会顺利召开，公司副总经理李端出席会议，总部各部门与下属各单位相关领导人员、信息中心人员和档案专业人员参加了会议。会议中明确了以总经理办公室和战略与运营管理部为建设主体的档案管理系统项目小组。

10月23日-24日，总经理办公室组织下属各单位档案管理人员开展了档案信息系统关键用户的培训，总经理办公室主任毕远策出席培训开班仪式并讲话。培训采取逐一过关策略，保证参训人员全部掌握，为系统上线试运行作充足准备，为打造公司级数字档案馆奠定坚实基础。

11月1日，档案管理系统由测试环境切换为正式系统，开始上线试运行，标志着公司档案管理工作正式掀开了崭新的一页。

12月25日，总经理办公室再次组织召开档案管理系统专(兼)职档案员培训，此次会议设1个主会场，17个分会场，总部各部门、下属各单位专、兼职档案员及异地项目管理员共135人参加，要求参训人员培训后回各单位转训。在系统试运行初期，分批次调派下属单位专职档案员到总部档案室实践学习，在实际工作中进一步熟悉档案系统的应用，切实提高了操作能力。此次培训促进了档案管理系统在全公司范围内的推广与应用。

针对原有制度适用传统纸质档案管理的特点，规范制度修订。在现有管理制度规范基础上修订了系统上线具体要求，使之满足电子档案管理要求。

丰富数据信息   提升用户体验

档案的价值关键在“用”。丰富的数据是提供利用的前提，高效便捷的检索才能提供良好的用户体验。系统数据有四个来源，分别是兼职档案员上传数据、其他业务系统数据集成、历史纸质档案数字化和离线客户端数据收集。目前，各部门和下属各单位正在根据要求进行数据整理和上传。数据集成方面，已实现与OA系统集成，配置了200多条流程，对接了2014年至今的OA归档数据，实现了公司总部与下属所有单位档案管理业务的全面覆盖和档案资源的互通共享。历史纸质档案数字化工作已经启动，目前，正在数字化2013年度之前公文。经过紧锣密鼓的数据收集、录入、数字化，已接收和归档包括会议管理、综合管理、实物声像和项目管理四大类型，共计10万多条目录数据，40多万条原文数据，形成了高效便利的档案信息化管理平台。

档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，总经理办公室将继续秉持创新开拓的精神，务实进取，将传统档案管理由被动保管、利用模式彻底改变为主动为用户提供利用的全新模式，真正实现公司数字档案馆建设的阶段性跨越，为企业快速发展提供快捷的档案信息服务，为公司精益化管理提供有效助力。